Privacy

Doel	Gegevens
Aanbieden van paardrijlessen (groepslessen en privélessen) en begeleide wandelingen, contact hieromtrent en ondersteunde diensten zoals verzekering via de liga	Naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mailadres (van ruiter en/of ouders)
Aanbieden van ruiteractiviteiten, contact hieromtrent en ondersteunde diensten zoals verzekering via de liga	Naam en mailadres (van ruiter en/of ouders)
Aanbieden van pensionstalling en contact hieromtrent	• De persoonsgegevens die in de identiteitspapieren van het paard staan. • Naam, telefoonnummer en e-mailadres (van ruiter en/of ouders)
Aanbieden van pisteverhuur en contact hieromtrent	Naam, telefoonnummer en e-mailadres (van ruiter en/of ouders)
Belangrijk nieuws per e-mail aan onze klanten van paardrijlessen, wandelingen en ruiteractiviteiten over het aanbod van de manege	Naam en e-mailadres (deze zijn een onderdeel van de andere gegevens die in ons systeem bewaard worden)
Vrijwilligersadministratie: we verzamelen gegevens over onze vrijwilligers met de bedoeling hen te kunnen inplannen en contacteren	Naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mailadres (van ruiter en/of ouders)
Sponsorwerving: we verzamelen gegevens over onze sponsors	Naam, bedrijf, telefoonnummer, e-mailadres, sponsorprestatie

Bewaartermijn

Wij zullen jouw persoonlijke gegevens niet langer bewaren dan we ze nodig hebben voor de doelen die wij hierboven omschreven.


Op welke dragers worden de gegevens bewaard?

• In onze inschrijvingstool en in het ledensysteem van Paardensport Vlaanderen
• Op papier (bv. voortgangsfiches, contactgegevens voor noodgeval)
• Op Google Drive, bijvoorbeeld wanneer we inschrijvingen voor activiteiten via Google Formulieren laten verlopen
• Op Gmail bij het versturen van individuele of collectieve mails
• Op apparaten van één van onze medewerkers en de bijbehorende cloud service (Google, Microsoft, Apple). Denk aan veel gebruikte telefoonnummers die op een smartphone kunnen staan, mails die op het apparaat zelf opgeslagen staan, vrijwilligersplanning op de pc van de organisator van de activiteit, enz.

We werken samen met derde partijen om onze dienstverlening te waarborgen. We kunnen gegevens aan hen doorgeven in het kader van onze diensten (de in punt 2 omschreven doeleinden). Enkele voorbeelden:
• Inschrijvingsformulieren en online documenten: Google Drive
• Mailings: Gmail (interface voor opstellen en verzenden van mails) en One.com (mailservers en interface voor opstellen en verzenden van mails)
• Inschrijvingstool: EquClub - Equicty NV
• Het ledensysteem van Paardensport Vlaanderen, voor verzekeringen en lidmaatschap bij de liga

Ofwel hebben we met deze partijen een overeenkomst die verzekert dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) naleven, ofwel blijkt dit uit hun algemene gebruiksvoorwaarden.

Hierbuiten zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Onze IT-systemen nemen geen beslissingen op automatische wijze. We nemen dit in overweging naar de toekomst toe om onze administratie te verlichten, maar momenteel worden alle handelingen van het systeem gestuurd door medewerkers of hiertoe bevoegde vrijwilligers van de manege.

De gegevens die we van jou verzamelen zijn persoonlijk. Je hebt daarom de volgende rechten:
• Je mag ons vragen om inzage in jouw gegevens. Dat kan voor een groot deel via onze inschrijvingstool. Mogelijk komen er daarnaast nog gegevens van je voor in mails of documenten.
• Je hebt recht tot correctie van jouw gegevens. Dat kan via onze inschrijvingstool.
• Je mag ons vragen de persoonsgegevens die wij van jou hebben te verwijderen. Als de gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering één of meerdere van onze diensten, kan je vanaf dat moment niet meer genieten van deze dienst(en). Het grootste deel van de gegevens die wij hebben worden direct verwijderd als je je verwijdert uit onze inschrijvingstool.
• Heb je het idee dat wij jouw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kun je die verwerking ook laten beperken. Hoewel we natuurlijk sowieso al enkel het strikt noodzakelijke doen met je gegevens en deze niet aan andere partijen doorgeven dan onze subverwerkers.
• Je mag ons vragen om een kopie van jouw gegevens. Wij kunnen deze kopie op jouw verzoek ook aan een andere partij doorgeven, zodat je dit zelf niet meer hoef te doen.
• Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Als de gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering één of meerdere van onze diensten, kan je vanaf dat moment niet meer genieten van deze dienst(en).
• Als je denkt dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerken, dan kan je hierover direct contact met ons opnemen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Je kunt desgewenst ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
• Je mag jouw toestemming om jouw gegevens te verwerken altijd weer intrekken. Vanaf het moment dat je de toestemming intrekt mogen we dan geen gegevens meer van jou verwerken. Als de gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering één of meerdere van onze diensten, kan je vanaf dat moment niet meer genieten van deze dienst(en).

We doen ons best om jouw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, gebruik, wijziging of verspreiding door onbevoegden. Onze subverwerkers zijn verantwoordelijk voor technische beveiliging van de gegevens die zij verzamelen, maar langs onze zijde nemen wij de volgende maatregelen:


Technisch

• De toegang tot de gegevens te beperken tot de personen die de gegevens nodig hebben.
• Aan onze medewerkers en vrijwilligers met overeenkomst van onbepaalde duur wordt gevraagd een degelijk wachtwoordbeleid te hanteren.
• De verbinding met de inschrijvingstool is beveiligd met https.
• De fotoalbums op onze website zijn afgeschermd met gebruikersnaam en wachtwoord, dat op regelmatige basis veranderd wordt.


Organisatorisch

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
• Alle personen die namens ons van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

Wij kunnen deze privacyverklaring steeds aanpassen. Als wij de privacyverklaring in belangrijke mate veranderen zullen we gebruikers die met hun e-mailadres bij ons geregistreerd staan (in onze inschrijvingstool) op de hoogte brengen van de wijzigingen. Als je hierop niet geregistreerd staat als gebruiker raden wij je aan de website en deze verklaring regelmatig te raadplegen.